Постановка целей

Рубрика «Личная эффективность руководителя»

 

Постановка целей

 

© Михаил Соболев, генеральный директор ООО «Консалтинговая компания «Сфинкс», 2010 www.sphinx.su

 

Постановка целей

 «Если Вы не поставили цели для себя лично, то Вы обречены в течение всей жизни трудиться, на достижение цели других людей».

Брайн Трэйси

 

Постановка цели – главный навык, необходимый для успеха.

Постановка цели начинается с блокнота, ручки и Вас.

1. Вверху страницы записывайте свою мечту, самую заветную.

2. Цели нужно записывать в утвердительной форме и в настоящем времени. Положительные цели в настоящем времени программируют наше подсознание и формируют внутри нас веру, убеждения, что цели вполне осуществимы.

3. Цели должны быть уравновешенными и касаться трех основных сфер Вашей жизни.

Первый тип – это цели, связанные с карьерным ростом и финансовыми успехами, то, к чему Вы стремитесь, чего хотите добиться на профессиональном поприще. Говоря о них, можно поставить вопрос «Что?». Что является моей целью? Чего я хочу достичь?

Второй тип – личные цели. Цели, которые Вы ставите для своей семьи и цели, связанные с улучшением здоровья. Эти цели отвечают на вопрос «Зачем?». Ради чего я стремлюсь стать прекрасным сотрудником? Именно ради личного счастья семейного благополучия и крепкого здоровья мы стремимся к достижению карьерных или финансовых целей.

Третий тип целей – цели личностного и профессионального развития. Эти цели отвечают на вопрос «Каким образом?». «Как я смогу осуществить мои карьерные планы, чтобы в конечном итоге стать более счастливым человеком, довольным состоянием своего здоровья и своей семейной жизнью.

Только так, связав три группы целей, мы можем достичь равновесия в нашей жизни.

4. Нужно определить для себя главную цель, единственную цель, которая важнее других. Единственную цель, реализация которой направит Вас на реализацию остальных, второстепенных целей.

Контрольные вопросы для определения главной цели:

Первый вопрос: «Что бы изменилось, что бы Вы сделали, если бы Вы выиграли в лотерею миллион рублей? Как бы изменилась Ваша жизнь, если бы завтра у Вас был миллион? Что бы Вы начали делать? Что бы прекратили делать? Чему бы Вы уделяли большее или меньшее время?». Часто ответ на данный вопрос дает подсказку, чем Вы в действительности хотите заниматься. А то, чем Вы в действительности хотите заниматься, чаще всего именно то, чем Вы и должны заниматься.

Второй вопрос: «Если бы Вы могли написать свою автобиографию, - представьте, что Вы прожили долгую жизнь и пишите книгу о себе, - что бы Вы хотели включить в эту автобиографию? Какие события, факты из своей жизни Вам бы хотелось видеть в книге о себе.

Третий вопрос: «Что бы Вы начали, если бы Вам был гарантирован успех? О чем бы Вы мечтали, если бы знали, что Вам это удастся?».

Могут быть и другие вопросы. Например, «Чем Вам более всего нравится заниматься?  Что доставляет Вам наибольшее удовольствие и наибольшее чувство удовлетворения? От чего Вы испытываете наибольшее чувство самоуважения и собственной значимости?» Эти вопросы помогут определить Вам вашу главную цель.

 

Упражнение (домашнее задание).

При записывании своих целей используйте метод «быстрого списка»: каждое утро переписывайте три самые важные цели, которые Вы поставили. Присядьте, и за очень короткое время – не более чем за 30 секунд – запишите три самые важные для Вас цели. После этого записывайте планы на день. Каждый день Вы должны спрашивать себя: «Каковы мои три главные цели?», - и быстро записать их. Вы удивитесь тому, насколько эффективно это упражнение. Оно поможет Вам четко определить и осознать, кто Вы и чего Вы действительно хотите.

5. Определяя цели, Вы должны принимать во внимание действия, которые Вы предпримите, чтобы достичь их.

Чем детальнее прописаны Ваши планы достижения целей, тем вероятнее Ваш успех. [1]

 

Пять ключей к постановке цели

Сначала перечислите, кем Вы хотите стать, все, чего Вы хотите добиться и все, чем Вы хотите заниматься через пять лет. Это может занять у Вас 30, 60 минут и даже целый вечер.

Представьте, что не существует преград между Вами и тем, чего Вы хотите достичь.

Вспомните, от чего Вам пришлось отказаться в прошлом из-за нехватки времени, денег, по семейным обстоятельствам или по другим причинам. Дайте волю своему воображению и просто запишите все, что бы Вам хотелось иметь и чем бы Вам хотелось заниматься через 5 лет. Главное записать все желания, не задумываясь об их осуществимости, реальности, о том, противоречат ли они друг другу.

Потом просмотрите весь список и расставьте  желания в приоритетном порядке, присвоив им значки цель А, цель Б и т.д. Может быть несколько целей А или Б, если они для Вас одинаково важны.

Цель А – это то, что может изменить всю Вашу жизнь, это самая желанная цель.

Цель Б – это тоже очень важная цель, которую Вы хотите достичь, но она не столь важна по сравнению с первой.

Цель В – что-то чего было бы неплохо достичь или получить, но она менее важна, чем две предыдущие.

Перепишите все цели «А» на отдельный лист бумаги и пронумеруйте: А1, А2, А3.

 Цель А1 самая важная для Вас. Реализация ее изменит Вашу жизнь, принесет Вам больше удовлетворения, радости, приведет Вас к большему успеху, чем достижение любой другой цели А. Представьте, что Вы можете достичь только одной цели в списке А, но у Вас есть абсолютная гарантия успеха. Какую цель вы бы выбрали? Назовите ее цель А1. Потом спросите себя, какую цель Вы бы выбрали, если бы вдруг у Вас появился  шанс достичь еще чего-то. Это будет Вашей целью под номером 2. Потом точно также пронумеруйте все остальные цели.

Итак, у Вас есть список целей в порядке приоритетности и список целей А в порядке приоритетности.

Затем перепишите цель А1 на отдельный лист бумаги. Это Ваша самая заветная цель. Запишите все, что Вы можете сделать, чтобы достичь этой цели. Постарайтесь составить список из хотя бы 10 пунктов конкретных и четких действий, которые Вы можете совершить, чтобы достичь цели А1 присвойте этим действиям значки А, Б, В и т.д. Прием тот же. Если бы Вы могли сделать что-то одно, то что бы Вы предприняли?

Что бы Вы предприняли, если бы могли совершить еще один поступок и т.д. проделайте то же самое для цели А2 и всех остальных целей.

Перед Вами список целей в порядке важности и список средств достижения целей в порядке важности. У Вас есть цели и план действия.

Это означает, что Вы присоединились к тем 3% людей, которые имеют обыкновение ставить четкие цели.

Все, что для этого нужно, просто хорошо подумать о том, что Вы имеете на данный момент и что Вы хотите иметь в будущем, чего Вы хотите достичь? Записать это на листе бумаги и расставить в порядке приоритетности. [1]

 

Пять ключей к достижению целей

1. Создайте в своем воображении картину того, что Ваша цель уже достигнута.

Закройте глаза и представьте, какими Вы будете в будущем. Как Ваша жизнь улучшится после достижения цели, как Вы будете довольны этим достижением. Если помните, подсознание приводится в действие только при помощи ясной картины, которую Вы представляете как нечто уже существующее. Если Вы постоянно будете представлять в сознании картину того, чего хотите достичь, то Ваше подсознание начнет действовать, работать над тем, чтобы окружающая Вас реальность максимально соответствовала воображаемой картине. Эта способность подсознания – одна из самых удивительных особенностей человека. Ваша задача лишь создать эту картину, словно записать фильм на пленку и постоянно проигрывать его в сознании. Этот фильм откладывается в подсознании и приводит в действие закон притяжения. Ваше сознание словно становится магнитом, и Вы начинаете притягивать к себе тех людей и те обстоятельства, которые помогут Вам достичь цели.

2. Постоянно убеждать себя в ее реальности.

Посылайте Вашему подсознанию команды убеждения в настоящем времени и от первого лица. Например: «Я зарабатываю 30 тысяч рублей в месяц. Я вешу 70 килограммов. Я прекрасный специалист по продажам. Я замечательный работник». Если Вы убеждаете себя в чем-то, то Ваши возможности становятся неограниченными. Вы можете полностью перепрограммировать свое подсознание. У Вас появится особая энергия, способность притягивать к себе тех людей и те обстоятельства, которые согласуются с Вашей картиной идеального будущего.

3. Принять всю ответственность за все необходимое для реализации этой цели. Постоянно повторяйте, что все в Ваших руках, все зависит от Вас.

Не придумывайте оправдания для отсутствия прогресса в Вашей жизни, не придумывайте отговорок, не ссылайтесь на внешние причины. Примите полную ответственность, положитесь только на себя.

4. Как только у Вас в сознании появилось четкое изображение цели, ведите себя так, словно потерпеть неудачу невозможно.

Уверенно двигайтесь в направлении своей мечты, поступайте так, как будто достижение цели просто неизбежно. Пусть эта позиция отразится во всем Вашем поведении, в разговоре с другими людьми, поступках.

5. Каждый день делать что-то, что приблизит Вас к ней.

Как известно, сразу всего добиться невозможно. Но постепенно, продвигаясь маленькими шагами, Вы дойдете до цели. В конечном итоге в се упражнение на достижение цели должно сводится к действию. Ваш план должен разбиваться на малые составляющие, на шаги, которые Вы будете предпринимать ежедневно для реализации одной крупной задачи. Если Вы будете делать хотя бы один шаг в день, то независимо от отдаленности Вашей цели Вы будете двигаться уверенно. Вы не потеряете мотивации и энтузиазма, Ваше подсознание будет постоянно работать, помогая Вам продвигаться вперед. [1]

 

SMART-ЦЕЛИ

 

Specific                                      конкретные Measurable                                 измеримые Achievable                               достижимые Realistic                                   реалистичные Time - Based                          «привязанные» ко                                                 времени

«Похудеть» - но не «прекрасно выглядеть» на 10 кг к 1 июня

 

РАЗЛИЧАЙТЕ ЗАДАЧИ И ПРОБЛЕМЫ!

Делаем из проблем задачи!

 

ЗАДАЧА - точно знаем, «что» и «как»	ПРОБЛЕМА - смутно представляем «что»
Specific                                      конкретные Measurable                                  измеримые Achievable                                 достижимые Realistic                                    реалистичные Time - Based                          «привязанные» ко                                                времени	*Абстрактные * Неизмеримые *Недостижимые * «Дерзкие»  * «Вечные»

 

Цели на ближайший год

1.  Что в ближайшем году Вы считаете для себя самым важным. Как это связано с Вашей достойной целью?

2. Какие бы изменения в Вашей жизни Вы хотели бы видеть через год. Что для этого надо сделать?

Цели на ближайший месяц

1.  Что в ближайший месяц Вы считаете для себя самым важным. Как это связано с самым важным в году?

2.  Что в ближайшую неделю самое важное?

3.  Вы проанализировали итог прошедшей недели? Что Вам не удалось, почему?

 

Пример формулировки целей:

Ошибка.

Хочу квартиру (мечта)

Правильно.

Я приобрету двухкомнатную квартиру новой планировки, стоимостью 2 млн. руб., к 15 августа 2011 года.

 

«Метод приоритетов» или Совет стоимостью 25000 долларов

Как научиться успевать делать как можно больше дел за то время, которое у нас есть?

Одним из эффективных способов увеличения личной эффективности в работе является «метод приоритетов».

Ниже представлена технология этого метода.

«1. Напи­шите наиболее важные дела, которые вы должны сде­лать завтра, и пронумеруйте их в порядке важности.

2. Когда вы придете утром, сразу же начните с дела № 1 и не откладывайте его до тех пор, пока не закончите.

3. После этого перепроверьте порядок важности и присту­пите к делу № 2.

4. Если какое-либо дело займет у вас целый день, не обращайте внимания. Не отступайте от него, если вы уверены в том, что оно является наиболее важным.

5. Создавайте эту привычку каждый рабочий день. Когда она начнет работать на вас, передайте ее своим со­служивцам.

Применяйте это правило столько, сколько хотите. Затем вышлите мне чек на сумму, которую, как вы считаете, стоит мой совет».

«Через  несколько недель Чарльз Шваб выслал консультанту Иву Ли чек на 25000 долларов и записку, в которой он сообщал, что преподанный ему урок был  самым  выгодным  из всех, которые он когда-либо получал.

Благодаря этому совету в течение пяти лет сталелитейная корпорация города Бетлхема превратилась в крупнейшее независимое производство в мире. Этот совет помог Чарльзу Шва­бу заработать 100 миллионов долларов и стать челове­ком с мировым именем в деле производства стали». [2]

Какие существуют сложности в освоении этого метода?

1. Необходимо планировать свой рабочий день минимум дважды в день (вечером и утром), а этого делать не хочется.

2. Сложно отличить важные дела от срочных, да и не всегда это получается.

3. Непонятно что делать с тиранией срочных дел, но приятно ощущать, что ты  - занятой человек.

4. Не знаешь что делать, если срочные дела отвлекли от дела №1 (и возвращаться к нему не хочется).

Как определить освоили ли вы «метод приоритетов»?

Критерием оценки может стать только количество достигнутых вами результатов уже через две недели.

Всего две недели использования этого метода навсегда изменят вашу жизнь и позволят достичь больших успехов в работе, бизнесе, делах!

 

Средства планирования времени

Первое – органайзер, в который Вы будете записывать все планы относительно всех аспектов Вашей жизнедеятельности, не упуская ни одной детали.

Заведите ежедневник, в котором Вы можете планировать дела на недели, месяцы или даже на год вперед. Каждый день недели должен быть прописан детально. В Вашем блокноте должно быть место, куда Вы будете записывать цели, задачи и средства их выполнения. Этот ежедневник должен стать центральным элементом Вашей системы планирования. Глядя на главные и второстепенные цели, Вы сможете распределять дела на ближайшие дни, недели, месяцы.

Второе  – это календарь, глядя на который Вы сможете оценить, каким временем располагаете и расписать задачи на ближайшие недели или месяц. В идеале Вы должны определить точный день для выполнения  определенной задачи из общего списка.

Третье – список задач на день. Возможно, это самое важное средство организации времени.

В любой момент, когда Вы чувствуете, что перегружены работой, прервитесь и составьте список дел, которые Вам нужно сделать. Уже сам процесс организации задач на бумаге даст Вам чувство контроля над происходящим.

Четвертое – Вы должны привести в порядок сам список дел на день. Для этого Вам нужно разделить все дела на две группы: срочные и важные.

Поэтому присвойте всем делам значки: А, Б, В, Г, Д. А – самые важные, которые Вы обязаны выполнить, Б – важные, которые Вам следует выполнить, В – неплохо бы выполнить, но не столь важно, Г – можно поручить кому-то, Д – ненужно дело.

Просмотрите весь список и спросите себя, какие из двух дел важнее всех остальных вместе взятых. С этого Вы и начинаете действовать. Заставьте себя составлять такую программу на день.

Список – это указатель того, что Вы должны сделать, и того, что более важно или менее важно выполнить. Не приступайте к работе, пока не составите такой список и не определите значимость какого-либо дела по сравнению со всеми остальными.

Пятое средство – использование системы «45 файлов». Это папка с файлами, которая позволит Вам планировать дела на два года вперед. Папка содержит 45 файлов, которые распределены следующим образом: 31 файл пронумерован с одного до тридцати одного – они предназначены для того, что записывать дела на каждый день месяца, двенадцать файлов предназначены для планирования дел по месяцам, два файла – для записи дел на последующие два года. [1]

 

Семь способов успеть сделать больше

1 – работать успешно, сосредотачивая свои силы на работе. Вы можете работать более интенсивно, Вы можете сосредоточиться на работе и заниматься делом, не прерываясь, не переключаясь на другое занятие. Упорный  труд – ключ к успеху.

 2 – работать быстрее. Вы можете ускорить шаг, развить быстрый темп работы. Некоторые люди, которые работают быстро, успевают за день сделать больше, чем другие – за неделю.

3 – группируйте задания. Можно выполнять серию однотипных заданий вместе тем самым, сокращая время на выполнение этой работы.

4 – нужно заниматься более важными делами, которые имеют для Вас большую ценность. Вы должны работать над заданиями, которые могут принести Вам большую прибыль.

5 – заниматься тем, что у Вас хорошо получается, в чем Вы лучше других. Тогда Вы сможете выполнять работу быстро и более качественно.

6 – нужно сократить количество ошибок. Работу можно выполнить хорошо и с первого раза. Те, кто умеет управлять временем, обладают замечательным качеством – они могут делать все правильно и с первого раза.

7 – можно упростить задание, разбив его на этапы, уменьшив или увеличив некоторые из них и не выполнять незначительных этапов вовсе. Так работа не покажется Вас чрезвычайно сложной и слишком объемной. Ключ к эффективному общению с другими – это ясность, а ясность требует времени, внимания и терпения. Как-то было сказано, что жизнь – это постоянная работа нашего внимания. Мы обращаем внимание на то, что мы ценим. Все лидеры – хорошие слушатели, которые всегда внимательно относятся к окружающим. Они обращают внимание на детали, на все, что вокруг них происходит. Потому что для них это ценно и важно. [1]

 

Развитие умения концентрироваться

Основа привычек эффективно работать может быть сформулирована так: они состоят из умения сфокусировать внимание и концентрироваться на работе.

Умение концентрировать внимание означает четкое представление цели и ясное видение каждого шага, который нужно будет предпринять. Когда я говорю об умении фокусировать внимание, я представляю фотографа, который настраивает фотоаппарат, наводит линзу на нужный объект. На работе нужно постоянно подобно фотографу, настраивать свое внимание на цель, не упускать ее из вида, быть уверенным, что Вы занимаетесь только самым важным делом, которое приведет Вас к достижению желаемой цели.

Вот четыре шага, которые Вы можете предпринимать, чтобы стать эффективными.

Первый шаг - письменно поставьте важные цели и задачи, обдумайте их прежде, чем записать. Что Вы пытаетесь сделать? Как Вы пытаетесь это сделать? Когда Вас захватывает тревога и замешательство, задавайте себе эти вопросы: Что Вы пытаетесь сделать? Как Вы пытаетесь это сделать?

Второй шаг – составить подробный план того, что Вы сделаете для достижения цели. Это отвечает на вопрос: как Вы пытаетесь это сделать? После этого у Вас есть цели и средства их достижения, чего к сожалению нет у большинства людей, потому что они никогда всерьез об этом не задумываются.

Третий шаг – четкие приоритеты в отношении Ваших действий, иерархия Ваших поступков, основанная на их ценности и значимости для достижения цели. Снова применяйте принцип «80 на 20», применяйте его каждый день, каждый час прежде, чем браться за новое дело.

Четвертый шаг – полная, 100%-ая концентрация на одном деле, которое имеет наибольшее значение для реализации Вашей цели, - это ключ к выполнению задачи. Умение сосредотачиваться окажет Вам неоценимую услугу. завершение задачи – источник Вашего хорошего настроения, энтузиазма, энергии. Невыполнение или лишь частичное выполнение задачи – не только главный источник стресса, но и фактор, подавляющий Вашу мотивацию. Если Вы доводите до конца важное задание, Вы чувствуете взрыв энергии, Вам становится радостно. Если же Вы работаете над делом, не представляющим важности, то даже вовремя завершив его, Вы не испытаете удовлетворение. Другое преимущество, которое Вам дает умение сосредотачиваться на работе до самого конца в том, что завершение работы придает Вам уверенности, чувство Вашего профессионализма и компетентности. Оно дает Вам чувство контроля над собой и над свое судьбой. Привычка завершать все, что Вы начинаете – важный материал при построении твердого характера. Невозможно представить совершенно взрослого человека, который не может довести дело до конца. [1]

 

Шесть ключей к развитию умения концентрироваться

1. Освободите свое рабочее место от всего постороннего. Оставьте на нем лишь предметы, необходимые для выполнения Вашей задачи номер один.

2. Планируйте и организуйте свое время таким образом, чтобы у Вас были большие куски рабочего времени по 60-90 минут.

3. Осознание того, что усиленная концентрация на выполнение единственной задачи - центральный элемент эффективного труда и достижения значимых результатов.

4. Заставлять себя  завершать дело до конца, принуждать себя выполнять все 100%. Придумайте для себя какую-нибудь награду за полное выполнение задачи и не давайте себе этой награды, пока не завершите дело.

5. Программирование сознания. Просто скажите себе: «Возвращайся к работе».

Как только Ваше внимание начинает рассеиваться, просто настойчиво скажите себе: «Возвращайся к работе. Возвращайся к работе».

Если кто-то разговаривает с Вами, отвлекает Вас, можно оборвать разговор, просто сказав: «Ну, мне пора возвращаться к работе». Эта простая фраза, которую Вы говорите себе или кому-то еще, служит Вам хорошим напоминаем о том, ради чего вы пришли в офис.

6.  Принцип «однозадачности». Это подразумевает, что если Вы принялись за дело, то доводите его до конца, не начинайте параллельно выполнять другое дело. Если Вы беретесь за письмо, отчет, предложение, начинаете разговор или звоните кому-то, заставьте себя довести дело до конца. Этот простой прием позволит увеличить Вам Вашу эффективность на 50% с первого раза. [1]

 

Четыре ключевых вопроса чтобы не сбиться с пути

Наконец, постоянно задавайте себе эти четыре вопроса:

Первый: Что я пытаюсь сделать? Что я пытаюсь сделать?

Второй: Как я пытаюсь этого достичь? Каковы мои обязанности? Существует ли лучший способ решения проблемы?

Третий: Каковы мои цели? Каковы мои истинные цели? Каковы мои личные цели? Ради чего я выполняю эту работу?

Четвертый: Какова моя цель в жизни? Какова моя цель на работе? Какова моя семейная цель? Чего я хочу добиться пока живу?

Эти вопросы Вы должны задавать непременно, постоянно, чтобы не сбиться с пути к цели. Отправной пункт управления временем – постановка четких целей. Постоянно сосредотачивайте Вашу деятельность на том, чего Вы хотите достичь и почему Вы этого хотите. Все навыки управления временем вращаются вокруг умения ставить четкие и однозначные цели и задачи. Если Вы знаете, чего хотите достичь, то Вы сделали первый шаг на пути к достижению цели.

 

Источники:

1.  Аудиокурс Брайн Трейси «Как управлять своим временем»

2. Р.А. Макензи. Ловушка времени (Сборник «Как стать предприимчивым и богатым: Из американских рецептов»/ Сост.и предисл. Ю.В.Емельянова; Пер. с англ. Н.М.Емельяновой. – М.: Мол.гвардия, 1991. – 395 с.).  с.258

 

Статья ранее была опубликована на сайте www.sphinx.su по адресу: http://www.sphinx.su/node/1657