Учет времени (хронометраж)

Раздел «Личная эффективность руководителя»

Учет времени (хронометраж)

© Михаил Соболев, генеральный директор ООО «Консалтинговая компания «Сфинкс», 2009 www.sphinx.su 

Вопрос в редакцию?

У меня на работе завал. Подскажите, есть ли какие-то эффективные (действенные) методы по разгрузке рабочего дня?

Если у вас завал на работе, то причины могут быть как внешними, так и внутренними. Определить истинные причины поможет хронометраж рабочего дня.

Если у вас есть секретарь, то можно поручить ему эту работу, но лучше выполнить самому.

Технология учета времени.

1. Фиксировать в блокноте или на отдельном листе бумаги каждые 15-30 минут, что вы делает на рабочем месте (читаете документы, ведете переговоры, набираете текст и т.д.).

2. Отмечайте, кто или что отвлекло вас от работы. Это - важно!

3. В конце рабочего дня, напротив каждого действия отметить:

П - полезная работа;

В - вспомогательная работа;

Б - бесполезное время (потери).

Пример.

Проведение совещание - полезная работа.

Подготовка материалов к совещанию - вспомогательная работа.

Играл в пасьянс на компьютере - потери времени.

Критерии оценки всегда будут субъективными. Если вы считаете, что это работа важная, ставите П, если нет - Б.

У каждого человека собственные критерии оценки своей деятельности.

Контрольные вопросы (критерии оценки):

«То, что я сейчас делаю - направлено на достижение моих целей? Это помогает мне двигаться к запланированным результатам?».

4. Посчитать, с точностью до минут, затраченное в течение дня время на полезную и вспомогательную работу и потери.

Например.

П - 1 час, В - 1 час, О - 6 часов. Всего - 8 часов.

5. Посчитать личную эффективность (собственное КПД)

КПД = (Основная работа/ Общее время) * 100%

Пример.

(6/8)*100% = 75%

6. Составить список «похитителей времени» (кто и что помешало и отвлекло от работы). Подумайте, как можно было этого избежать или предотвратить.

7. Провести учет времени в течение недели (рекомендуется две недели).

Основные сложности хронометража.

1. Вы забываете регулярно отмечать, что происходит с вами. Как правильно поступить в этой ситуации? Если вы работаете плодотворно и без перерывов с 15 до 16, то можно просто указать этот временной интервал. Важно просто зафиксировать, что вы делали.

2. Если вы забыли, чем конкретно занимались? Постарайтесь вспомнить людей, события, свои действия. Если не вспомнили - поставьте прочерк. Это ваши потери.

3. Если вы обнаружили, что у вас низкое КПД, что делать?

- определите, кто и что вызывает у вас самые большие потери;

- подумайте, как с этим бороться;

- поставьте перед собой цель сократить потери (на 5 - 10 - 20%) в минутах или часах;

- отслеживайте, как меняется показатель потерь.

Общая рекомендация.

Хронометраж рекомендуется проводить ДВЕ недели, каждые полгода, или в случае, если у вас возник форс-мажор и вам нужно сделать много дел за короткий срок.

Предупреждение.

Уже в первый же день возникает желание забросить хронометраж и не отвлекаться на фиксирование дел на бумаге. Подавите это искушение.

Часто возникает соблазн округлить в большую сторону полезную работу или потери назвать вспомогательной работой. Помните - эту работу вы делает для себя.

Результаты анализа хронометража вас искренне удивят.

Наша личная эффективность часто оказывается не такой высокой, как нам хотелось бы.

Хронометраж рабочего дня - это отличный способ повысить свою личную эффективность!

Статья опубликована в информационно-аналитическом журнале «Клуб руководителей» №4/2009, с.30.