. Кризис и тайм-менеджмент | Консалтинговая компания "Сфинкс"

Вход в систему

Курсы валют на Банкир.Ру

Кризис и тайм-менеджмент

Рубрика «Личная эффективность руководителя»

 

Кризис и тайм-менеджмент

 

© Игорь Ткач,

тренер-консультант Дальневосточного консалтингового центра "Партнер"

ДВКЦ «Партнер», Владивосток, ул. Авроровская, 24

Тел: (423) 242-03-03 242-13-13.

www.dvpartner.ru

 

Согласно исследованиям, на данный момент 90 процентов работающих людей жалуются на нехватку времени.

Слишком много его тратиться на второстепенные задачи.

Таким примером может послужить электронная почта и социальные сети, когда вместо того, чтобы приступить к действительно важным проектам, мы впустую тратим часик-другой в Интернете. Или Вас повысили по службе, и появилось слишком много задач, с которыми Вы не успеваете справляться, и к тому же сейчас в подчинении у Вас находится пару человек. А в этом случае, согласитесь, тяжело контролировать и предугадывать свою ситуацию.

Поэтому Игорь Ткач, тренер-консультант Дальневосточного консалтингового центра «Партнер», хотел бы рассказать, как победить внешний форс-мажор и собственные ошибки в определении приоритетов для текущих дел.

Как в этих условиях устоять и победить, сохраняя ясность ума и контроль над ситуацией? Он уверен, что у каждого руководителя есть свои рецепты, и попробовал их объединить в алгоритм принятия решения в кризисной ситуации.

Вот они

1. STOP! Прекратить любое действие.

2. «Овладеваю собой!» Привести разум в порядок.

3. Фиксация на бумаге. Составить новый список дел.

4.Определить DeadLine! Расчет времени на преодоление кризиса.

5. Планируем от худшего сценария. Поиск варианта действий

6. Расставить приоритеты по списку дел. Признаки приоритета:

- Максимально устраняющие проблему;

- Решение дешевле последствий от ущерба;

- «Цепочка» и поглощение.

7. «Лиса в капкане». Готовность пожертвовать хорошим в пользу лучшего;

8. Делегирование. Кто сделает эту работу, если я сейчас ....

9. 80% - 20%.

10. Устранение паникера. Все - вон!!!

11. Мотивация. Наш успех или приобретение ценного опыта.

12. Объем информации. Понял суть - приступай и действуй.

13. Жива ли «Канарейка»?

14. Сухой остаток. Правы ли Вы? Признаки правильного решения:

- Прибыль превышает затраты;

- Ситуация решена сейчас и в будущем;

- Вырос уровень власти (авторитета) менеджера;

- Твердое морально - психологическое состояние менеджера и членов группы.

А теперь - подробно: алгоритм принятия решения в кризисной ситуации (описание алгоритма с расшифровкой каждого пункта).

1. STOP!

Прекратить любое физическое действие, обдумывание предыдущего задания. Многие люди, столкнувшись с новым событием, продолжают по инерции доделывать предыдущее дело, особенно - в своих мыслях, упуская с самого начала важные детали новой проблемы. Необходимо научиться быстро переключать все внимание на новый вопрос. Ведь теперь это - ваш высший приоритет!

2. «Овладеваю собой!»

 За 2-10 секунд нейтрализовать любые эмоции - положительные или отрицательные; привести свое сознание в порядок.

Часто столкнувшись с проблемой, хочется «рвать и метать». Но наш разум способен точно отразить окружающую Вас реальность, объективно оценивая возможности и риски, только когда он спокоен как «водная гладь озера без волн и ряби».

Снять напряжение можно с помощью десятка простых, но мощных приемов и техник, которые участники наших семинаров изучают на тренингах по тайм - менеджменту, управлению стрессами и переговорам (там тоже нужно сохранять ясную голову!). Успокоились? Отлично! Вот теперь можно начинать думать.

3. Фиксация на бумаге.

Составить список всех дел, необходимых для ликвидации кризисной ситуации. Не жалейте времени на составление этого списка, обязательно на бумаге - загруженный новыми проблемами мозг не способен удержать в памяти всю информацию.

Самый тупой карандаш - надежнее самой острой памяти! Помните: забытое дело грозит новым кризисом!

4. Определить DeadLine и запас времени на решение кризиса.

Рассчитайте, сколько у Вас всего времени на преодоление кризиса, от DL до текущего момента, и отнимите от него 20% (на всякий непредвиденный случай, см. пункт 9). Отлично! Вы только что, предотвратили новый цейтнот! В кризисе такие цейтноты бывают постоянно.

5. Представить наихудший вариант развития событий и, исходя из этого, сформировать план действий.

Опора на худший вариант развития ситуации - честный подход к разрешению кризиса. Если есть путь с «самого дна», то любое улучшение ситуации - уже дополнительный бонус! Опаснее предполагать, что все, наверное, не так уж плохо, недооценив реальность. Оптимизм нам нужен не для оценки ситуации, а для ее улучшения!

6. Расставить приоритеты по списку дел.

Важно правильно подобрать признаки приоритета. Во временном кризисе они обычно такие:

- Максимально устраняющие проблему - здесь, сейчас и желательно - в будущем. В отличие от «нормальной» жизни, в кризисе часто приходится, отсекая будущее, сосредотачиваться на настоящем. Скажем, врач, оказывая медпомощь тяжелораненому, на месте происшествия, заботится о скорости и дезинфекции при обработке раны больше, чем о красоте шва.

- Ценность возмещения потерь. Решение должно быть дешевле текущих и отдаленных последствий от ущерба. Если сказать грубо: дешевле на рубль - имеет право на реализацию!

- Приоритетным является дело, решение которого позволяет начать решать следующие задачи или поглощает другие дела.

«Три в одном», включая удовольствие от готовности справится с проблемой!

7. «Лиса в капкане».

Говорят, что лиса, попав в капкан, способна отгрызть лапу ради сохранения своей жизни. Также и в кризисе важно продолжать искать лучшее решение и быть готовым принять его от других, в том числе - от подчиненных, без зависти. Часто это - серьезная проблема для руководителя. Еще более важно суметь отказаться от почти выполненного действия в пользу лучшего, особенно, когда очень жаль потраченных на него усилий.

Отгрызайте лапу и избавляйтесь от капкана!

8. Делегирование.

Если Вы делаете что-то, что за Вас может сделать Ваш подчиненный - Вы совершаете должностное преступление! Обычное делегирование - ответ самому себе на вопрос - кто сделает эту работу, если я заболею или не приду в офис?

В ситуации кризиса вопрос на делегирование жестче - кто возьмет руководство и приоритетные дела на себя, если я вообще выйду из игры?

Смело делегируйте - ведь Ваши сотрудники уже обучены делать такую работу! Или не обучены?.. Тогда встречайте новый кризис!

9. 80% - 20%.

Из всего ресурсного времени (100%) запланировать можно только 80%.

Незапланированные 20% нужны для того, чтобы не создать кризис внутри кризиса.

Забив делами, хоть и самыми важными, весь временной ресурс, Вы включите эффект «домино». Стоит одному делу затянуться чуть больше отведенной для него «нормы», как повалится весь выстроенный Вами график. Из этого обвала без серьезных потерь уже не выбраться.

10. Устранение паникера из пространства, где решается кризис, чтобы избежать эффекта психического заражения всех сотрудников в группе.

Важно понять, что паникером может стать любой, кто слишком негативно и эмоционально отреагировал на возникшую ситуацию. Скорость заражения паническими настроениями всего коллектива фантастична. На войне паникеров расстреливают на месте, а нам достаточно вывести их из кабинета, поручив простое задание. Хотя бы временно - пока Вы думаете и распределяете задачи подчиненным. Когда «паникер» вернется, все уже включатся в конструктивную работу, и «заразить» их будет сложно. И Вы сможете подключить паникера к делам группы. Что делать, если сегодня паникер - Вы? Для этого в алгоритме и существуют первые три пункта!

11. Мотивация.

Помните, что в случае удачного разрешения кризиса - это Ваш успех, а в случае неудачи - это приобретение ценного опыта. Радуйтесь этому - Вам есть над чем работать!

12. Объем информации.

Человек всегда хочет получить 100% информации для успешного выполнения задания. И часто ждет, и ждет, когда соберет ее всю, упуская драгоценное время. Поэтому, важно быстро получить основное информационное «ядро» и начать действовать. Главное - понять суть, возникшей проблемы и приступить к тем действиям, которые в любом случае делать придется. За это время обычно поступают и недостающие сведения.

13. В группе решающей как преодолеть кризис желательно наличие т.н. «Канарейки» - человека, обладающего интуицией.

Название пришло из тех времен, когда в шахты брали не газоанализаторы, а клетки с живыми птицами. Чувствительные к метану канарейки «выключались», сигнализируя шахтерам об угрозе для их жизни. Наверняка у вас в команде есть человек, который, выслушав «идеальный план преодоления проблемы», горячо одобренный кучей менеджеров, тяжело вздохнет и тихо скажет «Что-то здесь не то...».

В военной разведке таких людей ценят, особенно перед выходом в тыл врага. Часто они, как и та канарейка в шахте, не могут объяснить, что их смущает, но прислушаться к их тревожным ощущениям стоит. Главное - не превратить учет полезного признака в форму «шаманства» или гадания: «Отчего у Петровича сегодня болит правая нога»?

14. Как определить, что ваше решение правильное?

Чаще мы узнаем об этом в конце кризиса. А хочется - раньше. Вот некоторые признаки правильно принятого решения.

Что в сухом остатке?

Ясно, что экономический, технологический или социальный остаток должен быть положительным.

Проще говоря:

- Прибыль превышает объем затрат;

- Ситуация решена сейчас и создан фундамент для решения или устранения ее в будущем;

- В результате Ваших действий возрос уровень Вашего авторитета и власти как менеджера;

- У всех членов команды и у Вас твердое положительное морально - психологическое состояние.

Не должно быть неприятного осадка, сожаления из- за чего то упущенного. Вы должны быть уверены, что поступили единственно верно. Если осадок есть - попробуйте разобраться в причинах и исправить. Иначе - все может повториться. Ведь это был не последний кризис!

Алгоритм работает.

Вам достаточно дождаться ближайшего форс - мажора в своей жизни, чтобы в этом убедиться.

Правда, вряд ли стоит подставлять грудь пуле, проверяя на прочность бронежилет.

Вдруг именно сегодня стрелявший целился в нашу мудрую голову. А, помня, что мудрый человек отличается от умного способностью не попадать в трудные ситуации, давайте попробуем оказаться в месте, куда пуля вообще не полетит!

Учитесь уважать собственное время.

Если хотите быть успешным, важно научиться эффективно, управлять своим временем.

А если у Вас все же возникают проблемы с анализом системы целей, расстановкой приоритетов, поставкой конкретных задач и программ действий, то ДВКЦ «Партнер» может предоставить индивидуальный корпоративный семинар-тренинг именно для Вашей организации.

Подальше от кризиса! Удачи!

 

Источник: http://vostokmedia.com/n129276.html

 

 

Новости
21.05.2022
Вышла новая книга «Статуэтка. Магический куб» ...
31.01.2022
Опубликован новый рассказ «Будь эффективен!» ...
25.12.2021
Выпущены книги в аудиоформате ...
04.07.2021
Создан новый раздел "Книги на Литрес" ...
06.06.2021
Опубликованы новые рассказы ...
14.02.2021
Творческая встреча «Управление финансами» ...
15.05.2020
Соболев М.В. принял участие в конкурсе на должность главы Арсеньевского городского округа ...
29.02.2020
Опубликованы новые рассказы ...
26.01.2020
Ответы в рамках Форума общественности «Наш Арсеньев» от 22 января 2020 года ...
04.12.2019
Вышла новая книга «Статуэтка. Четки бессмертия» ...