Управление временем (творческая лекция)

Управление временем (творческая лекция)

 

© Михаил Соболев, 1994.

 

Рассматривается интереснейшая творческая задача - управление временем. Предложено 10 примеров использования приемов ТРИЗ для эффективного использования рабочего времени творческой личности. Рассмотрена S-образная кривая развития управления временем. Подчеркнуто, что необходимо перейти от восприятия окружающего мира не двумя-тремя, а шестью органами чувств. Предполагается, что наиболее перспективным направлением в управлении временем является развитие экстрасенсорных чувств человека. Даны основные качества творческой и талантливой личности. Предложено 5 последовательных шагов в развитии управления временем.

 

 

Вы знаете, что при всем обилии товаров в США, там постоянно возрастает дефицит одного продукта - времени. Как отмечает Алек Маккензи, из 100 опрошенных им лично руководителей только один утверждал, что у него времени хватает на все. Остальные испытывали постоянный дефицит.

Вы часто ловили себя на мысли, что не успеваете сделать все, что запланировали? И не раз задавали себе вопрос, куда же деется время. Давайте рассмотрим два списка «расточителей времени». При сравнении этих двух списков становится совершенно очевидно, что первый указывает на внешние причины, а второй - на внутренние.

Список А

1.      Нехватка предоставленной информации

2.      Рутинная работа

3.      Перерывы на еду

4.      Неумение составлять очередность выполнения дел

5.      Кризисные ситуации

6.      Необходимость внимания к людям

7.      Ошибки

 

Список Б

1.      Стремление все сделать сразу

2.      неумение точно оценить время

3.      Откладывание дел со дня на день

4.      Отсутствие организованности

5.      Неумение слушать

6.      Стремление делать все самому

7.      Неспособность говорить «нет»

8.      Внезапные решения

9.      Стремление обвинить других в своих неудачах

10.  Личные и несвязанные с работой виды активности

В самой человеческой натуре заложено стремление искать причины своих неудач не в себе, а в других людях или во внешних условиях. Разве нет?

Как бы мы не стремились все изменить, но время все равно будет неумолимо двигаться с определенной скоростью, 24 часа в сутки. И речь идет не о том, чтобы научиться управлять временем, а о том, чтобы научиться управлять собой, организовать свою работу так, чтобы не терять времени даром. Знаменитая фраза «Время - деньги» становится очень наглядной, если рассказать маленькую историю. Однажды семинар, на котором должны были присутствовать 20 высших руководителей, начался на 30 минут позже назначенного времени. При грубом подсчете только средней зарплаты этих руководителей, не считая дополнительных расходов, этот семинар стоил 500 долларов уже до того, как он начался. Представляете 1000 долларов за час. Но это в Америке. А как обстоят дела в нашей стране? Еще хуже, чем за рубежом. На Западе уже давно осознали проблему управления временем. И уже выпущено множество книг и рекомендации о том, как улучшить свою работу. В нашей стране вопросу управления временем уделяет внимание только одна наука - это теория решения изобретательских задач, проще говоря, ТРИЗ.

Управление временем - это творческая задача и самая интересная из всех. Она не описывается строгими техническими терминами и ее можно рассмотреть в двух разных плоскостях:

1. Решение задачи, используя простые приемы ТРИЗ;

2.  Решение задачи, используя законы развития технических систем.

Все американские и отечественные рекомендации относятся к первой группе. У нас же есть возможность решить эту задачу на другом, более высоком уровне. Мы сможем пофантазировать и проследить возможные пути развития дальнейшего управления временем. Мы увидим, какие проблемы стоят перед науками и какое у нас необъятное поле для изобретательства.

Рассмотрим коротко рекомендации и попробуем определить, какие приемы ТРИЗ были использованы. Если вы возьмете хоть часть рецептов, и будете использовать их в своей работе, то вы удивитесь своей продуктивности. Итак.

1. Следует жить периодами по 10-15 минут, как желаешь, совершая то, что так долго откладывали. Например, почитайте книгу, напишите письмо, пришейте пуговицу. Как видите, час делится на временные интервалы - здесь используется принцип дробления.

2. Необходимо более продуктивно использовать «переходное время». Это время, которое проходит от момента пробуждения до начала работы, включает обеденный перерыв и возвращение домой. Это огромный резерв для движения вперед. За это время можно много успеть сделать. Телефонный звонок, повтор 5 иностранных слов, заглянуть в справочник - требует не более пары минут. Таких минут немало в «переходном периоде». «Делом» является и обдумывание какого-либо обстоятельства, проблемы. Этим можно заняться во время ожидания автобуса. Здесь использован принцип дробления «переходного времени» на интервалы.

3. Несколько вариантов реализации принципа предварительного исполнения.

В течение самого занятого дня в ваших делах неожиданно могут образоваться «окна». В этом случае надо каждый раз быть готовым ответить на вопрос: «Как я могу наилучшим образом использовать свое время сейчас?». Задавайте вопрос до тех пор, пока не будет дан «осмысленный ответ». Затем следует немедленно приступать к его реализации. Рекомендуется заранее иметь список дел, которые хотелось бы сделать вообще: почитать книгу, написать письмо и т.д.

Рекомендуется ежедневно готовить список необходимых дел, состоящих из двух частей. В одной стороне - записать дела, намеченные на определенное время. Рядом записать перечень дел, которые бы вы хотели сделать в любое удобное время. Перечисляйте дела в порядке их важности.

4. Разложите одну большую проблему на несколько маленьких - это принцип дробления. Рассмотрим несколько примеров.

А. Решение задачи, изготовление рекламного ролика.

«Давайте начнем с того, что мы знаем, и будем двигаться к тому, что не знаем». Нужно, например, записать условие задачи, нарисовать схему - то, что известно, ну а потом уже идти к ответу или другому результату.

Б. Подготовка к сочинению, докладу.

Не пытайтесь написать сразу все в один присест, просто начинайте записывать все, что приходит вам в голову. Не редактируйте - просто набрасывайте идеи. Всегда носите с собой специальные карточки и делайте на них заметки. Записывайте любую мысль. Вы сами удивитесь тому, сколько у вас накопилось идей. Потом составьте план и обобщите свои идеи - чаще всего этого будет достаточно.

В. Написание ответов на письма.

При получении письма, прочтите его и сделайте на конверте несколько набросков будущего ответа, впоследствии вам не нужно будет перечитывать письмо.

5. Правило «Умножения усилия» - использование принципа объединения.

Нужно придумывать специальные приспособления, которые могли бы умножить ваши усилия.

Пример. Врач берет на работу помощника, ассистента, и это позволяет ему уделять больше времени операциям и приему больных. Это, в свою очередь, ведет к увеличению дохода и популярности. Далее, этот врач с коллегами образовывает клинику. Растет престиж. Врач нанимает консультанта по медицинским вопросам и с его помощью подготавливает научную документацию, диссертацию, очерки. Это ведет к увеличению дохода и репутации. Применять это правило нелегко, потому что, прежде чем принять любое свое решение, каждый должен сначала смоделировать в уме его результаты, с точки зрения этого принципа.

Простой пример. Два парня решили продавать одну и ту же продукцию. Первый сразу занялся сбытом, а второй потратил несколько недель на изучение спроса населения. Кто из них в конечном итоге, дольше продержится на рынке? Конечно, второй.

6. Требуется ставить суровые временные рамки для любой работы и неуклонно придерживаться их. Большинство людей лучше работают под давлением жестких сроков. Здесь используется принцип «обратить вред в пользу», где в роли вреда выступает временной срок.

7. Рассмотрим принцип перехода в другое измерение.

Разработайте «систему вознаграждений», особенно, когда речь идет о выполнении трудоемких заданий. Поставив себе задачу поработать до 11 вечера, вы можете затем «вознаградить» себя чтением интересного журнала или прослушиванием любимых записей.

8. Использование в работе:

- стенографии, ускоренной письменности;

- скорочтения, ускоренное чтение;

Диктофон.

9. Принцип частичного или избыточного решения.

Если мы не можем использовать 24 часа для работы, то можно сократить сон. Как? Существует тибетская методика расслабления «Шавасана». После ее освоения достаточно находиться в состоянии расслабления  минут, что эквивалентно ТРЕМ часам сна. Ну, а полчаса эквивалентно 9 часам сна. Одно НО! На освоение этой методики нужно затратить год - полтора. Это не так уж много, если учесть, что в будущем это даст возможность увеличить длину вашего дня.

10.  Принцип изменения окраски.

Мы часто не замечаем, как бежит время, поэтому предлагается использовать для сигнализации таймер или же другую форму сигнализации.

Давайте рассмотрим изобретательскую работу. Вы все в малой или большей степени будущие изобретатели. С чем вам придется столкнуться в работе? Бич нашего общества - бумаги. Говорят, что только в американских конторах ОКОЛО 50 миллионов ящиков хранят 250 миллиардов бумаг, и это число ежедневно растет. А представьте, сколько бумаги во всем мире? По некоторым оценкам стоимость бумажной работы в общем объеме экономики всей страны составляет 1/7 часть ежегодного производства товаров и услуг. Около 15% от общей суммы. Представьте, сколько срублено деревьев на производство бумаги. А сколько бумаги уничтожается ежедневно? Мы много пишем, переписываем, тратим бумагу и, что самое трагичное - тратим наше драгоценное время. За это время мы могли бы изобрести другие способы передачи информации и более экономные способы использования временных ресурсов.

Увеличение числа бумаг - основная причина нехватки времени - повлекло за собой увеличение потока информации. Многие не успевают читать всю необходимую литературу. На чтение уходит в среднем 30%. Это значит, что в среднем из каждых трех лет жизни, почти год тратится на чтение. Что делать?

Рассмотрим S-образную кривую развития управления временем.

1. Осознание проблемы

2. Общение в словесной форме

3. Появление письменности и чтения

4. Появление стенографии

5. Появление скорочтения

6. Общение с помощью компьютерной сети

7. Улучшение памяти, развитие образной методики

8. Создание условий для работы без помех, звукоизоляция

9.  Создание международных компьютерных центров

Все, что было перечислено, действует и развивается в наши дни. Но, не смотря на обилие средств управления - времени все равно не хватает. Вы обратили внимание, что из 5 органов чувств, мы активно используем только два: слух и зрение, причем зрение поставляет нам 90% всей информации об окружающем мире. Рассмотрим человеческие органы чувств, которыми мы воспринимаем мир:

- орган зрения - глаза;

- орган слуха - уши;

- орган обоняния - нос;

- орган вкуса - язык;

- органы осязания - кожа;

- 6 чувство - интуиция, подсознание.

Представим схематичные картинки использования органов чувств.

 

 

Схема - Использование органов чувств

 

Как видно из схемы, органы слуха и зрения уже почти исчерпали свои возможности в развитии. Очередь за развитием остальных органов чувств. Как можно остановить время?

1. Нужно сделать жизнь бесконечной

2. Нужно создать способ корректировки прошлого, т.е. машину времени

И, если над первым направлением работают многие ученые и об этом много пишется, то второе направление относят к области фантазии и … этими разработками занимаются в секретных центрах. Оставим этот вопрос. Из общей схемы видно, что создание единого коллективного разума произойдет только в одном случае - если человек научится распознавать биотоки мозга.

Самым перспективным направлением в управлении временем я считаю развитие экстрасенсорики. Коротко о тех явлениях, которые «зависят» от силы воли.

1. Телепортация - перемещение человека в пространстве;

2. Телекинез - перемещение предметов в пространстве;

3.  Гипноз - получение информации - получение информации и управление людьми;

4.  Ясновидение - предвидение будущего;

5.  Пирокинез - воспламенение предметов взглядом;

6.  Левитация - парение над землей.

Развитие экстрасенсорики неизбежно. При плавном ее развитии - плавно будет развиваться общество. А представьте себе картину - гений медицины создает вакцину, активизирующую спящие биоэнергетические ресурсы организма, и, к примеру, растворяет ее в питьевой воде. Что произойдет? Правильно - кризис общества. Транспорт не нужен, медицина устарела, появятся новые науки. И неизбежно начнется война. Если, конечно же, этого гения медицины не убьют раньше времени. Ну, это слишком мрачная картина. Подумаем о приятном.

Представьте себе такое устройство. Вроде бы обыкновенный плеер. Перед тем, как заснуть, вставляете кассету и засыпаете. Просыпаетесь, и вы уже знаете все, о чем говорится в большом энциклопедическом словаре - все 30 000 слов. И вы будете знать все значения, и пользоваться этими знаниями. Ваша эрудиция увеличится в сотни раз, и вам уже не интересно разгадывать кроссворды. Слишком просто. Работы над созданием такого устройства ведутся во всем мире.

Вроде бы все просто - записать знания на кору мозга, но пока неизвестно как среагирует организм на такое «вмешательство».

Утверждается, что мозг человека может вместить в себя информацию, которая содержится в 20 миллионах томов - это столько, сколько находится в крупнейших библиотеках мира. У людей заложены способности приобретать знания, но не сами знания. Мозг человека наделен значительно большим потенциалом, чем можно использовать в течение одной человеческой жизни. Не разумно ли сделать вывод, что человек со своей способностью учиться был сконструирован для того, чтобы жить вечно?

А представьте, что появился человек, который знает все. Это замечательно, но очень тяжело. Я бы сказал тяжелейшее бремя. Представьте себе, миллионы бит информации, которая неупорядочена. Нет четкой системы классификации, не прослеживается связь между науками. Человек встанет перед выбором: или забыть ненужное, или упорядочить всю информацию, или же просто сойти с ума.

Конечно, это все пока на уровне фантазии, но все равно, появление таких устройств неизбежно. И вы с этим столкнетесь. Если не через 5 лет, то через 15. Представьте себе картину: те знания, что вы получили за 15 лет обучения, в будущем займет несколько ночных сеансов. Обидно, конечно, но необходимо. Общество подвергнется жесточайшему изменению. Это вызовет бури протеста и … резкий всплеск открытий и изобретений.

Вернемся в настоящее. Вот вы закончили вуз, уже молодой специалист и жаждите работать. С чем вы столкнетесь? Возьмем, к примеру, завод. Вы приходите на свое рабочее место и вдруг узнаете, что кроме вас на заводе еще минимум 5 000 человек. И самое обидное - никому нет до вас дела. А о том, что вы хотите что-то изменить никто и слушать не хочет. Вам дают какую-то работу, и ты начинаешь понимать, что представлял себе свою жизнь совсем по-другому. Что же делать? У вас есть несколько путей:

1.  Смириться со своим положением и не ждать ничего хорошего от жизни;

2.  Попытаться найти себя в жизни, сделать ее полноценной;

3.  Жить как все. Обсуждать события, которые вы не в силах изменить. Зацикливаться на нелюбимой работе … и ждать, когда же тебя оценят по достоинству.

Конечно же, я предлагаю вам второй путь. Хорошо быть специалистом, но плохо, если вы развиты однобоко, нестандартно я бы сказал. Нужно развить в себе аналитическое мышление, позволяющее видеть в окружающем мире противоречия, и что самое главное - знать, как можно разрешить эти противоречия. В этом вам сможет помочь только теория решения изобретательских задач.

21 век придется строить нам, друзья. И, конечно же, нам придется менять старые порядки и правила. Это очень болезненно, но неизбежно. Независимо от того, в какой организации вы будете работать, вы с этим столкнетесь. Но, сначала на вас будут смотреть с усмешкой - как же, молоденький пришел. И вас усиленно будут обучать … устаревшим правилам игры. Вы попали в иерархическую структуру, где все роли и все правила строго оговорены. Ваша молодость и напор приветствуются, когда вы осваиваете … устаревшие методы. Но, как только вы предлагаете новый, более прогрессивный метод, одобрение сменяется недоверием, а порой даже и открытой неприязнью. Ничего страшного - это обычное явление. Большинство людей боятся перемен в жизни. Перемены всегда обладают непредсказуемыми последствиями. Люди боятся неопределенности, и что самое печальное … люди не хотят меняться. Не все, конечно. Находятся те, которые сами ищут перемен и стремятся изменить общество, но таких людей не много. В любой системе, в любой организации существует своя иерархия, которая тщательно оберегает свое спокойствие. Но эта иерархия должна быть изменена, и это предстоит сделать нам. Проблема в том, что придется идти против течения, против устаревших догм и правил. Если не добиться правильной организации труда и соответствующей оплаты, то ваша работа в любой организации будет пробуксовывать. Там, где можно управиться за месяц - растянут на год. А представьте себе, что ваше изобретение опережает свое время на 5 лет. На сколько это затянется? Что делать?

Варианты есть:

1. Сдаться без боя

2. Сдаться с боем

3. Не сдаваться вообще

Я предлагаю не сдаваться вообще. Еще в пятом веке Шан Ян сказал: «… мог одолеть сильного противника лишь тот, кто, прежде всего, победил свой собственный народ». Представьте себе, что внутри вас живут маленькие человечки: хорошие и плохие. Вам нужно одолеть плохих человечков, плохие привычки с помощью хороших привычек. Только победив себя, вы сможете добиться чего-то в жизни. Научившись управлять собой, вы сможете эффективно работать.

Вы, конечно же, спросите, а зачем нужно вообще управлять временем, мол, итак хорошо? Конечно, если вы решили жить как все, то вам не интересно меня слушать. Но, я надеюсь, что все вы хотите прожить яркую, интересную жизнь, стать творческой личностью. Поговорим о творческой личности.

Существует 6 качеств творческой личности:

1. Наличие новой или недостигнутой полезной цели или системы целей.

2. Наличие программы или пакета программ достижения поставленной цели и контроля за выполнением этих программ.

3. Желание и осуществление огромного объема работ по выполнению намеченных планов.

4. Владение техникой решения задач, которые встречаются на пути к цели.

5. Способность отстаивать свои цели, выносить общественное непризнание, непонимание выбранного пути, умение «держать удар», верность цели.

6.  Соответствие достигнутых результатов поставленной цели.

Вы обратили внимание, что я сказал о наличии новой или достойной цели. Что же подразумевается под достойной целью? Существуют следующие ее критерии:

1. Цель должна быть новой или недостигнутой. Либо новыми должны быть средства достижения цели.

2. Цель должна быть общественно полезной, положительной, направленной на развитие жизни.

3. Цель должна быть конкретной.

4. Цель - задача, к решению которой можно приступить хоть сегодня. Конкретная цель обязательно должна иметь выход к глобальным проблемам.

5. Достойная цель должна быть независимой от сложного, дорогого, дефицитного оборудования.

6. Надо стремиться к тому, чтобы цель была явно не под силу, чтобы она заведомо превышала возможности и способности человека, за нее берущегося. Но, достижение такой цели - это спор с самим собой.

Систематически напряженная работа автоматически ведет к острому противоречию. Конфликт вызван ограниченностью временем - в сутках всего 24 часа. На сегодняшний день единственно известный инструмент для разрешения этого противоречия - рациональное планирование.

Цель планирования - правильное распределение сил в течение дня, чтобы интенсивность занятий все время была максимальной.

Отдых необходим, но его нужно заменить сменой занятий. Человек переходит к системе вспомогательных целей. Выбранный главный стержень главной цели, как ствол жизни, обрастает ветвями. Так происходит взаимовлияние каждодневного планирования.

Советский биолог А.А. Любищев создал систему учета времени. Все потраченное за день время расписывалось с точностью до 5-10 минут. Сколько было потрачено: на работу, на чтение, на отдых. В конце дня подводился итог. Каждый месяц - отчет. За год - годовой баланс. Вот, что пишет сам Любищев: «Всякие перерывы в работе я выключаю, я подсчитываю время нетто. Время нетто получается гораздо меньше количества времени, которое получается из расчета времени брутто, т.е. того времени, которое вы провели за работой».

Секрет моей работоспособности сейчас:

1. Я не имею обязательных поручений, чрезвычайно вредно действующих на нервную систему.

2.  Я не беру срочных поручений, и в случае утомления, сейчас же прекращаю работу или отдыхаю, или перехожу на неутомительное занятие.

3. Сплю очень много, сейчас 8 часов ночью и два после обеда, всего не менее десяти и регулярно гуляю.

4. Веду учет времени и поэтому не распускаюсь.

5. Комбинирую утомительные занятия с приятными, так, что целый день один участок нервной системы никогда не работает.

Вы, наверняка, возразите мне: «Ну, это, мол, ученые гиганты мысли гении, не то, что мы. Куда там, мол, нам?» Самое смешное, что чаще всего успехов добиваются не гении, а именно талантливые люди. Из чего же состоит талант? Представим талант в виде кубика с шестью гранями:

1.  Необходимо получить широкое образование.

2. Получение направленной информации непосредственно по цели и ближайшим смежным областям.

3. Сведение приобретенных знаний в картотеку. Сбор картотеки - это кратчайший путь переработки полученной информации. Но, создание информационного фонда и его анализ - две разные задачи. Выход один - выявление закономерностей в процессе сбора информации с последующей, по мере пополнения фонда, коррекцией.

4. Обязательно - физические упражнения. Надо быть здоровым.

5. Изучение языков. Это необходимо для чтения зарубежной литературы по интересующему вопросу.

6. Контроль выполнения планов, контроль темпов продвижения к цели. Без систематического самоотчета не может быть серьезной работы.

Вернемся к вопросу управления временем. Коротко о том, над чем надо работать:

1. Использовать в работе рациональное планирование

2. Основа плодотворной работы - правильный отдых. Нужно освоить методику расслабления.

3. Создать устройства, облегчающие работу.

4. Создать лекарственные препараты для снятия усталости глаз.

5.  Создать медицинские препараты для развития экстрасенсорных чувств.

Это основные пути развития управления временем.

И в заключении, мне хотелось бы поговорить о психологии. Один из философов как-то мудро заметил: «Человек страдает не столько оттого, что происходит, сколько оттого, как он оценивает то, что происходит».

«Все, чего человек достигает, является прямым результатом его собственных мыслей. Человек способен подняться, одержать победу и достичь успеха, только возвысив свои мысли. Он может остаться слабым, жалким и несчастным, только, если откажется возвысить свои мысли».

Все зависит от нас самих. Если у вас нет силы воли и прочного желания добиться своей цели, в частности научиться управлять своим временем, то вы будете всегда чувствовать, что у вас не хватает времени.

Предлагаю вам молитву, которую Дейл Карнеги рекомендует произносить каждое утро. Называется она просто - «Именно сегодня».

1. Именно сегодня я буду счастлив. Счастье заключено внутри нас: оно не является результатом внешних обстоятельств.

2. Именно сегодня я постараюсь приспособиться к той жизни, которая меня окружает, а не пытаться приспособить все к моим желаниям.

3. Именно сегодня я позабочусь о своем организме. Я сделаю зарядку, буду ухаживать за своим телом.

4.  Именно сегодня я постараюсь уделить внимание развитию своего ума. Я изучу что-нибудь полезное.

5.  Именно сегодня я займусь нравственным самоусовершенствованием. Для этого я рассчитываю осуществить три дела: я сделаю кому-нибудь что-то полезное, так, чтобы он не знал об этом;  я сделаю два дела, которые мне не хочется делать.

6. Именно сегодня я займусь собой, буду ко всем доброжелательно настроен. Я постараюсь выглядеть как можно лучше; буду разговаривать тихим голосом, любезно себя вести, буду щедрым на похвалу, постараюсь никого не критиковать, ни к кому не придираться, никого не исправлять.

7. Именно сегодня я намечу программу своих дел. Я запишу, что собираюсь делать каждый час. Это избавит меня от двух зол - спешки и нерешительности.

8. Именно сегодня я постараюсь жить только нынешнем днем, не буду стремиться решить проблему всей своей жизни сразу.

9. Именно сегодня я полчаса проведу в покое и одиночестве и постараюсь расслабиться.

10. Именно сегодня я не буду бояться быть счастливым, наслаждаться красотой, любить и верить, что те. Кого я люблю, любят меня.

 

Удачи вам в покорении времени!